Los eventos de recaudación de fondos pueden recaudar mucho dinero para su organización si están bien planificados y ejecutados, pero también pueden consumir mucho tiempo y ser costosos. La clave es la planificación estratégica y establecer claramente su presupuesto, propósito y objetivos de antemano. Después de seleccionar una fecha y crear un plan maestro para su evento, es útil crear una línea de tiempo y un checklist para que pueda mantenerse al día.
- Confirme la cantidad de asistencia: verifique los números de asistencia con el lugar y el servicio de catering para asegurarse de tener suficientes mesas, sillas y comida. Espere que algunas personas no se presenten y algunas vendrán sin confirmar su asistencia. Por lo general, se iguala, pero siempre es aconsejable tener sillas adicionales y algunos cubiertos adicionales.
- Finalice los planes: reúnase con el líder de su equipo o los presidentes de los comités para revisar cada área del cronograma del evento. Esta es una buena oportunidad para llenar los vacíos y asegurarse de que todos estén en la misma página. Asegúrese de desarrollar los planes de respaldo necesarios.
- Planifique las comunicaciones finales: reúnase con la banda, el maestro de ceremonias, el entretenimiento y los voluntarios para darles mapas y un cronograma actualizado para la noche.
- Imprimir lista de invitados y etiquetas de nombres: confirme e imprima la lista de invitados y las etiquetas de nombres. Tenga etiquetas de nombre en blanco disponibles para invitados de última hora o etiquetas de nombre faltantes.
- Finalizar asignación de asientos: si ha asignado asientos, confirme la disposición de las mesas y el diagrama de asientos.
- Planifique la limpieza: elabore un plan de limpieza y comuníqueselo a su equipo para que sepan qué hacer una vez que finalice el evento. Aclare lo que hará el lugar y lo que su equipo es responsable de completar.
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