Checklist para la planificación de eventos de recaudación de fondos

Los eventos de recaudación de fondos pueden recaudar mucho dinero para su organización si están bien planificados y ejecutados, pero también pueden consumir mucho tiempo y ser costosos. La clave es la planificación estratégica y establecer claramente su presupuesto, propósito y objetivos de antemano. Después de seleccionar una fecha y crear un plan maestro para su evento, es útil crear una línea de tiempo y un checklist para que pueda mantenerse al día.

Seis meses antes (o más)

1. Defina el propósito: antes de comenzar a planificar, decida el propósito de su evento. ¿Es para recaudar fondos o también se trata de educar a los donantes sobre su organización? Múltiples objetivos están bien, pero es mejor tener un propósito principal que impulse el evento. Tenga en cuenta sus objetivos principales y secundarios a medida que avanza en el proceso de planificación para mantenerse enfocado en el panorama general.
2. Establezca metas y objetivos: establezca las metas y objetivos específicos para su evento de recaudación de fondos. ¿Cuánto dinero estás tratando de recaudar? ¿Es para un área o múltiples áreas de su organización sin fines de lucro? Tenga en cuenta su objetivo de recaudación de fondos cuando establezca su presupuesto.
3. Delegá: las organizaciones más grandes pueden tener un departamento completo de planificación de eventos, lo cual es un regalo. Si este es el caso, proporcione al equipo un esquema claro de metas, objetivos y su presupuesto, y déjelos hacer la planificación principal. Para el resto de nosotros, se necesita un comité de eventos eficiente. Pídale a su planificador principal de eventos que reclute un comité para supervisar los diversos aspectos del evento. El evento irá mucho mejor si hay roles, objetivos y expectativas claros.
4. Diríjase a su audiencia: para determinar a quién está invitando y/o vendiendo boletos, piense en quién es su audiencia objetivo y si el evento es apto para familias. Esto ayudará a determinar su tema, comida y actividades. Además, si está invitando a todos sus contactos, ya sean 100 o 1000 personas, considere si desea pedirles que inviten a amigos.
5. Estima la asistencia: calcule cuántas personas cree que asistirán basándose en la cantidad de invitados que está invitando y lo que sabe acerca de su base de donantes. Esto determinará el precio de las entradas y el tamaño del lugar que necesita ubicar. Naturalmente, esto es más fácil de estimar si se trata de un evento anual.
6. Establezca un presupuesto: establezca un presupuesto realista y trabaje dentro de esos parámetros. Si se trata de un evento por primera vez, tendrá que hacer algunas conjeturas educadas. Hable con otras organizaciones de tamaño similar que hayan realizado eventos similares y vea si tienen alguna sugerencia sobre el presupuesto. Considere los costos del lugar, la comida, los honorarios de los oradores/viajes/alojamiento, la banda/DJ, las flores y la decoración.
7. Establece costo por boleto: determine cuánto desea ganar por boleto para determinar el costo por boleto y cuántos boletos necesita vender. Algunos eventos también tienen múltiples niveles de boletos y puntos de entrada, como un boleto para cenar o bebidas y un boleto para después de la fiesta. También puede vender boletos VIP con beneficios especiales como valet parking y asientos prioritarios.
8. Encuentre y reserve un lugar: después de decidir el tamaño y el alcance de su evento, busque un lugar que esté dentro de su presupuesto y ayude a crear la atmósfera que desea en su recaudación de fondos. Resérvelo con mucha anticipación y pague los depósitos requeridos.
9. Comunique los detalles: alerte a todas las personas apropiadas sobre su evento de recaudación de fondos, tanto interna como externamente. Su escuela, organización sin fines de lucro u organización debería poner el evento en el calendario principal y luego establecer una fecha para invitar a los donantes y notificar al público.
10. Reclutar patrocinios corporativos: muchos eventos de recaudación de fondos involucran socios corporativos que patrocinan una mesa o financian una determinada parte del evento. La formación de estas alianzas tendrá un impacto directo en su presupuesto y cuánto puede gastar en otras áreas costosas, como la comida. Antes de reclutar, decida cómo reconocerá a los patrocinadores. en los programas? ¿Desde el escenario? ¿En señalética?
11. Seleccione una temática: determine la temática de su evento. Algunos eventos son formales y otros informales. Estos factores determinarán cómo planeas y decoras. Los eventos temáticos son divertidos de planificar y asistir, pero no todos los eventos necesitan tener uno. A veces es mejor mantenerlo simple y no cambiar de tema cada año. Al organizar la «X Gala anual sin fines de lucro», reduce la carga de planificación de su personal y voluntarios, así como el dinero gastado en nueva decoración y gráficos.
12. Determina el branding: desarrolle un gráfico correspondiente para su evento para promocionarlo o decida si está utilizando el logotipo de su organización sin fines de lucro. Si es así, mantenga la coherencia con su marca mientras agrega un elemento de interés visual.
13. Reserva los proveedores: identifique y reserve su orador, banda/DJ, entretenimiento, fotógrafo/camarógrafo y servicio de catering (si no viene con el lugar). Comunique sus objetivos y expectativas para el evento y para el orador o animador. Firme los contratos necesarios y pague los depósitos necesarios.

Tres meses antes

1. Planifique el estacionamiento: considere dónde se estacionará la gente y si necesita contratar o reclutar asistentes de estacionamiento voluntarios. A menudo es útil tener un mapa de estacionamiento disponible en su sitio web y enviar esa información a las personas antes del evento. Si se trata de un evento formal, considere la posibilidad de disponer el servicio de valet parking.
2. Cree un Plan B: si su evento es al aire libre, tenga un plan B para la lluvia, ya sea en una carpa o en un lugar alternativo.
3. Reserva Flores – Si va a tener flores en su evento, decida que flores quiere y haga el pedido. Considere usar flores que estén en temporada en el momento del evento para ahorrar dinero.
4. Planifique el menú: finalice su menú con el proveedor.
5. Publicidad: de tres a cuatro meses es el mejor momento para comenzar a anunciar su evento para asegurarse de que aparezca en los calendarios de las personas. Puede compartir información en las redes sociales, a través de boletines por correo electrónico y/o guardar la fecha, ya sea una copia enviada por correo o una invitación digital.
6. Configure el registro en línea: si es posible, cree un registro en línea para agilizar sus confirmaciones de asistencia y pagos, todo en un solo sistema.
7. Verificar asistentes: tenga un sistema donde pueda registrar quién asiste y si ha pagado. Decide si vas a enviar entradas por correo o por correo electrónico. Además, considere lo que hará si las personas que no están en la lista RSVP se presentan la noche del evento.
8. Invitaciones directas: dirija su publicidad a su público objetivo. Lo que funciona para los millennials no es el mismo enfoque para usar con edad avanzada. No importa cuál sea tu audiencia, debes convencer a la gente de que el evento vale su tiempo y dinero.
9. Invite a los principales donantes: invite personalmente a sus principales donantes. Designe a un miembro del consejo o el director/a ejecutivo/a para que llame e invite a los donantes a asistir al evento.
10. Busca voluntarios: según el tamaño y el alcance de su evento, considere pedir ayuda a voluntarios, tanto antes como el día del evento. Proporcióneles etiquetas con su nombre o camisetas y comida el día del evento.

Un mes antes

1. Confirmar agenda: finalice la agenda/cronología con todos los actores clave. Asegúrese de que todos los participantes/artistas/maestros de ceremonias conozcan el cronograma y las expectativas. Proporcióneles un punto de contacto si tienen preguntas.
2. Envíe invitaciones: envíe invitaciones formales por correo de cuatro a seis semanas antes del evento y asegúrese de incluir una forma de confirmar su asistencia con una fecha límite de dos semanas antes del evento para que tengas una buena idea sobre la cantidad de participantes.
3. Planifique la música ambiental: decida la música de fondo, si una banda o DJ estará cubriendo esto para su evento.
4. Confirmar patrocinios: confirme todos sus patrocinios corporativos y privados y hágales saber cómo serán reconocidos.

Dos semanas antes

1. Confirme la cantidad de asistencia: verifique los números de asistencia con el lugar y el servicio de catering para asegurarse de tener suficientes mesas, sillas y comida. Espere que algunas personas no se presenten y algunas vendrán sin confirmar su asistencia. Por lo general, se iguala, pero siempre es aconsejable tener sillas adicionales y algunos cubiertos adicionales.
2. Finalice los planes: reúnase con el líder de su equipo o los presidentes de los comités para revisar cada área del cronograma del evento. Esta es una buena oportunidad para llenar los vacíos y asegurarse de que todos estén en la misma página. Asegúrese de desarrollar los planes de respaldo necesarios.
3. Planifique las comunicaciones finales: reúnase con la banda, el maestro de ceremonias, el entretenimiento y los voluntarios para darles mapas y un cronograma actualizado para la noche.
4. Imprimir lista de invitados y etiquetas de nombres: confirme e imprima la lista de invitados y las etiquetas de nombres. Tenga etiquetas de nombre en blanco disponibles para invitados de última hora o etiquetas de nombre faltantes.
5. Finalizar asignación de asientos: si ha asignado asientos, confirme la disposición de las mesas y el diagrama de asientos.
6. Planifique la limpieza: elabore un plan de limpieza y comuníqueselo a su equipo para que sepan qué hacer una vez que finalice el evento. Aclare lo que hará el lugar y lo que su equipo es responsable de completar.

El día antes

1. Montaje: si es posible, prepare el lugar el día anterior (o temprano en la mañana del día del evento). Asegúrese de que todos los letreros estén colocados, las mesas estén en su lugar y el área de registro incluya etiquetas de nombre, lista de registro, bolígrafos y papel.
2. Haga una prueba: si se trata de un evento grande o complicado con muchas partes, considere hacer una prueba para asegurarse de saber dónde se instalará todo y qué personas deben estar dónde y cuándo.
3. Confirmar todos los detalles: el día anterior es casi tan importante como el día del evento. Confirme todos los detalles mayores y menores que son importantes para el evento, como la entrega de flores/decoración, el pedido de alimentos, el horario y los viajes de los oradores invitados.
4. Verifique dos veces el clima: si parece que lloverá, implemente el Plan B para eventos al aire libre y tenga sombrillas disponibles y asistentes de estacionamiento disponibles para eventos en interiores. Aunque la lluvia no hará daño a nadie, la gente tiende a optar por no participar en los eventos cuando hay mal tiempo.

Día del evento

1. Comunicar: asegúrese de que todo el personal, los voluntarios y los proveedores tengan copias del cronograma, las instrucciones y los números de teléfono de contacto si necesitan comunicarse con alguien.
2. Establezca carteles de estacionamiento: si es necesario, coloque carteles de estacionamiento que indiquen a los invitados dónde estacionarse. Bloquee las áreas donde las personas no deberían estacionarse y podrían intentar hacerlo.
3. Complete una verificación de voluntarios: consulte a los voluntarios para asegurarse de que tengan todo lo que necesitan.
4. Dé una cálida bienvenida: sin importar lo que esté sucediendo detrás de escena, salude a los invitados con una sonrisa y hágales saber que está contento de que hayan venido.

Después del evento

1. Escriba notas de agradecimiento: asegúrese de agradecer a sus participantes, patrocinadores, donantes y voluntarios después del evento. Una nota o una llamada telefónica son de gran ayuda ya que las personas han invertido su tiempo, energía y dinero para que su evento sea un éxito. Cuando las personas se sienten apreciadas, es mucho más probable que vuelvan a participar. Aproveche la oportunidad para recordarles lo que su apoyo ayudó a lograr.
2. Haz un análisis completo: analice sus costos, ingresos y el tiempo estimado que se dedicó al evento para determinar cuánto dinero recaudó para su causa y cuánto tiempo le tomó a usted, a su personal y a los voluntarios. Utilice esta información para decidir cómo proceder con un evento similar en el futuro.

La planificación de un evento de recaudación de fondos puede ser un proceso sencillo con un plan bien definido y un gran equipo. Recuerde mantenerse enfocado en el panorama general durante todo el proceso y controle su tiempo y gastos para maximizar sus esfuerzos de recaudación de fondos.