Los eventos de recaudación de fondos pueden recaudar mucho dinero para su organización si están bien planificados y ejecutados, pero también pueden consumir mucho tiempo y ser costosos. La clave es la planificación estratégica y establecer claramente su presupuesto, propósito y objetivos de antemano. Después de seleccionar una fecha y crear un plan maestro para su evento, es útil crear una línea de tiempo y un checklist para que pueda mantenerse al día.
- Defina el propósito: antes de comenzar a planificar, decida el propósito de su evento. ¿Es para recaudar fondos o también se trata de educar a los donantes sobre su organización? Múltiples objetivos están bien, pero es mejor tener un propósito principal que impulse el evento. Tenga en cuenta sus objetivos principales y secundarios a medida que avanza en el proceso de planificación para mantenerse enfocado en el panorama general.
- Establezca metas y objetivos: establezca las metas y objetivos específicos para su evento de recaudación de fondos. ¿Cuánto dinero estás tratando de recaudar? ¿Es para un área o múltiples áreas de su organización sin fines de lucro? Tenga en cuenta su objetivo de recaudación de fondos cuando establezca su presupuesto.
- Delegá: las organizaciones más grandes pueden tener un departamento completo de planificación de eventos, lo cual es un regalo. Si este es el caso, proporcione al equipo un esquema claro de metas, objetivos y su presupuesto, y déjelos hacer la planificación principal. Para el resto de nosotros, se necesita un comité de eventos eficiente. Pídale a su planificador principal de eventos que reclute un comité para supervisar los diversos aspectos del evento. El evento irá mucho mejor si hay roles, objetivos y expectativas claros.
- Diríjase a su audiencia: para determinar a quién está invitando y/o vendiendo boletos, piense en quién es su audiencia objetivo y si el evento es apto para familias. Esto ayudará a determinar su tema, comida y actividades. Además, si está invitando a todos sus contactos, ya sean 100 o 1000 personas, considere si desea pedirles que inviten a amigos.
- Estima la asistencia: calcule cuántas personas cree que asistirán basándose en la cantidad de invitados que está invitando y lo que sabe acerca de su base de donantes. Esto determinará el precio de las entradas y el tamaño del lugar que necesita ubicar. Naturalmente, esto es más fácil de estimar si se trata de un evento anual.
- Establezca un presupuesto: establezca un presupuesto realista y trabaje dentro de esos parámetros. Si se trata de un evento por primera vez, tendrá que hacer algunas conjeturas educadas. Hable con otras organizaciones de tamaño similar que hayan realizado eventos similares y vea si tienen alguna sugerencia sobre el presupuesto. Considere los costos del lugar, la comida, los honorarios de los oradores/viajes/alojamiento, la banda/DJ, las flores y la decoración.
- Establece costo por boleto: determine cuánto desea ganar por boleto para determinar el costo por boleto y cuántos boletos necesita vender. Algunos eventos también tienen múltiples niveles de boletos y puntos de entrada, como un boleto para cenar o bebidas y un boleto para después de la fiesta. También puede vender boletos VIP con beneficios especiales como valet parking y asientos prioritarios.
- Encuentre y reserve un lugar: después de decidir el tamaño y el alcance de su evento, busque un lugar que esté dentro de su presupuesto y ayude a crear la atmósfera que desea en su recaudación de fondos. Resérvelo con mucha anticipación y pague los depósitos requeridos.
- Comunique los detalles: alerte a todas las personas apropiadas sobre su evento de recaudación de fondos, tanto interna como externamente. Su escuela, organización sin fines de lucro u organización debería poner el evento en el calendario principal y luego establecer una fecha para invitar a los donantes y notificar al público.
- Reclutar patrocinios corporativos: muchos eventos de recaudación de fondos involucran socios corporativos que patrocinan una mesa o financian una determinada parte del evento. La formación de estas alianzas tendrá un impacto directo en su presupuesto y cuánto puede gastar en otras áreas costosas, como la comida. Antes de reclutar, decida cómo reconocerá a los patrocinadores. en los programas? ¿Desde el escenario? ¿En señalética?
- Seleccione una temática: determine la temática de su evento. Algunos eventos son formales y otros informales. Estos factores determinarán cómo planeas y decoras. Los eventos temáticos son divertidos de planificar y asistir, pero no todos los eventos necesitan tener uno. A veces es mejor mantenerlo simple y no cambiar de tema cada año. Al organizar la «X Gala anual sin fines de lucro», reduce la carga de planificación de su personal y voluntarios, así como el dinero gastado en nueva decoración y gráficos.
- Determina el branding: desarrolle un gráfico correspondiente para su evento para promocionarlo o decida si está utilizando el logotipo de su organización sin fines de lucro. Si es así, mantenga la coherencia con su marca mientras agrega un elemento de interés visual.
- Reserva los proveedores: identifique y reserve su orador, banda/DJ, entretenimiento, fotógrafo/camarógrafo y servicio de catering (si no viene con el lugar). Comunique sus objetivos y expectativas para el evento y para el orador o animador. Firme los contratos necesarios y pague los depósitos necesarios.
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