Los eventos de recaudación de fondos pueden recaudar mucho dinero para su organización si están bien planificados y ejecutados, pero también pueden consumir mucho tiempo y ser costosos. La clave es la planificación estratégica y establecer claramente su presupuesto, propósito y objetivos de antemano. Después de seleccionar una fecha y crear un plan maestro para su evento, es útil crear una línea de tiempo y un checklist para que pueda mantenerse al día.
- Planifique el estacionamiento: considere dónde se estacionará la gente y si necesita contratar o reclutar asistentes de estacionamiento voluntarios. A menudo es útil tener un mapa de estacionamiento disponible en su sitio web y enviar esa información a las personas antes del evento. Si se trata de un evento formal, considere la posibilidad de disponer el servicio de valet parking.
- Cree un Plan B: si su evento es al aire libre, tenga un plan B para la lluvia, ya sea en una carpa o en un lugar alternativo.
- Reserva Flores – Si va a tener flores en su evento, decida que flores quiere y haga el pedido. Considere usar flores que estén en temporada en el momento del evento para ahorrar dinero.
- Planifique el menú: finalice su menú con el proveedor.
- Publicidad: de tres a cuatro meses es el mejor momento para comenzar a anunciar su evento para asegurarse de que aparezca en los calendarios de las personas. Puede compartir información en las redes sociales, a través de boletines por correo electrónico y/o guardar la fecha, ya sea una copia enviada por correo o una invitación digital.
- Configure el registro en línea: si es posible, cree un registro en línea para agilizar sus confirmaciones de asistencia y pagos, todo en un solo sistema.
- Verificar asistentes: tenga un sistema donde pueda registrar quién asiste y si ha pagado. Decide si vas a enviar entradas por correo o por correo electrónico. Además, considere lo que hará si las personas que no están en la lista RSVP se presentan la noche del evento.
- Invitaciones directas: dirija su publicidad a su público objetivo. Lo que funciona para los millennials no es el mismo enfoque para usar con edad avanzada. No importa cuál sea tu audiencia, debes convencer a la gente de que el evento vale su tiempo y dinero.
- Invite a los principales donantes: invite personalmente a sus principales donantes. Designe a un miembro del consejo o el director/a ejecutivo/a para que llame e invite a los donantes a asistir al evento.
- Busca voluntarios: según el tamaño y el alcance de su evento, considere pedir ayuda a voluntarios, tanto antes como el día del evento. Proporcióneles etiquetas con su nombre o camisetas y comida el día del evento.
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